כאשר בוחנים את השינויים שהעידן הדיגיטלי יוצר בסביבה העסקית נהוג להסתכל החוצה על ההשפעה שיש לדיגיטל על הלקוחות החדשים בני דור המילניום. אך מנהלים נבונים יקפידו גם להסתכל פנימה על הסביבה הדיגיטלית בארגון, שכן אותם צעירים בני דור המילניום הם גם אלו שתופסים את עמדות המפתח בארגונים של העידן החדש.

הפוסט הבא מבוסס על 5 תחזיות של חברת המחקר גרטנר אודות ההשפעה של הדיגיטל על סביבת העבודה הארגונית.

הטרנספורמציה הדיגיטלית משפיע גם על סביבת העבודה של המחר.

אחד השינויים המשמעותיים ביותר בעידן הדיגיטלי, הוא השינויי שעובר המשאב האנושי וסביבת העבודה כולה. בנוסף לשינויים במודלים העסקיים גם סביבת העבודה תושפע בצורה ניכרת כתוצאה מהשינוי הדיגיטלי. שינויים דמוגרפים (הזדקנות הדור הקיים ויציאה ממעגל העבודה, ותפיסת עמדות מפתח על ידי דור המילניום), גלובליזציה של כוח העבודה, מבנה ארגוני שטוח (המאפשר קבלת החלטות זריזה וצורת עבודה אג'ילית), מספר גדל והולך של עובדים בחלקיות משרה, ועובדים שאינם מועסקים ישירות על ידי הארגון (nonaffiliated) ישנו לחלוטין את הדרך שבה העבודה מבוצעת, החל מרצפת הייצור דרך תפקידי המכירות, ועד לשכבת המנהלים בארגון.

ארגונים המעוניינים לשרוד את השינויי צריכים כבר היום להכין את סביבת העבודה, ולהכשיר את העובדים בארגון כך שיהיה קל יותר לאמץ את דפוסי העבודה החדשים.

בעידן הדיגיטלי הארגון העסקי יתבסס על קונסיומריזציה ופרסונליזציה של סביבת העבודה במטרה למנף בצורה טובה יותר את היכולות הדיגיטליות של הדור החדש של העובדים. כלומר סביבת עבודה המבוססת על הכלים הדיגיטליים שהעובדים מכירים מחייהם הפרטיים.

מן הסתם את השינוי הארגוני תוביל מחלקת משאבי האנוש אשר כבר היום ממוקדת בשיפור ותמיכה בסביבת העבודה המשתנה. אך על מנת לבצע את השינוי בצורה מיטבית אגף מערכות המידע צריך לאפשר סביבת עבודה סובלנית יותר להשקעות בטכנולוגיות צרכניות ( מחשוב צללים / shadow IT), להשקיע בחוויית השימוש (במערכות פנים ארגוניות), ולתמוך בבחירה האישית של העובדים בשירותים ומוצרי ענן שהם מעדיפים.

למעשה שינוי זה מתרחש כבר כיום, על פי מחקר של גרטנר 38% מהתקציב הטכנולוגי בארגון מתרחש מחוץ לתקציב ה IT, כך שההפרדה בין הטכנולוגיה הארגונית לזו הצרכנית אינה ברורה כפי שהייתה בעבר.

אם נשים לרגע בצד את המורכבות שבנושאי אבטחת המידע והפרטיות, היתרונות בסביבת עבודה זו ברורים, הפרודוקטיביות והנאמנות של העובדים תגבר משמעותית בסביבה בה הם יוכלו לבחור את הכלים שהכי נוח להם לעבוד איתם.

מנהלי מערכות המידע צריכים לבחון אסטרטגיה חדשה בה הם בוחנים את הטכנולוגיות הצרכניות שהעובדים או הלקוחות מעדיפים אל מול שיקולי אבטחת מידע והערך העסקי שהטכנולוגיה מביאה לארגון. באגונים אלו לעובדים ולאגף מערכות המידע יש בעלות משותפת על בחירת הכלים הדיגיטליים שבהם יעשה שימוש בארגון.

חמשת התחזיות הבאות מציירות תמונה ברורה בה בעידן הדיגיטלי חויית העובדים אינה פחות חשובה מחויית הלקוח. ולכן חיוני לבחון את ההשלכות של הקונסיומריזציה והמיקוד בעובדים על סביבת העבודה העתידית.

תחזית ראשונה : עד שנת 2018 שלושים אחוז מהארגונים יגדירו אסטרטגיה לסביבת עבודה דיגיטלית אשר תשפר את הביצועים העסקיים ואת נאמנות העובדים.

במשך שנים סביבת העבודה הארגונית הציע לעובדים כלים לשיפור הפרודוקטיביות, יכולת התקשורת הפנים ארגונית ,שיתוף הפעולה ואיתור המידע. העובדים נדרשו לעשות שימוש בכלים אלו על מנת לשפר את הביצועיים העסקיים.

אך בסביבה העסקית של העידן הדיגיטלי השינויים הרבה יותר תכופים ומהירים. צורת העבודה משתנה בהתאם והופכת להרבה פחות מובנית ונתונה לשינויים קיצוניים. מנהלים רבים מחפשים את הפתרונות שיהפכו את העבודה בארגון לזרירה ואג'ילית, כזו שאינה תלויה בתהליכים פרומליים ובירוקרטיה ארגונית.

במקביל לשינוי בסביבה העסקית הדור החדש של העובדים עושה שימוש בטכנולוגיה הדיגיטלית (SMAC) על מנת לשתף פעולה, לנתח מידע אנליטי ולבצע משימות בחייהם הפרטיים. מכיוון שהמערכות והכלים הארגוניים לא מתפתחים בקצב בו מתרחשים השינויים בטכנולוגיה הצרכנית, העובדים החדשים מתקשים לתת ביטוי ליכולות הדיגיטליות שלהם בתוך הארגון.

הלחץ על ארגונים עסקיים לגדול וליצר יתרון תחרותי יהיה אחד הגורמים העיקריים ליצירת סביבת עבודה דיגיטלית והשקעה בטכנולוגיה דיגיטלית צרכנית. כך העובדים יוכלו לנצל טוב יותר את הקישורים הקוגניטיביים, החברתיים והדיגיטליים שהם פיתחו מחוץ לסביבת העבודה הארגונית.

בעוד שהיכולות הטכנולוגיות נשארת חשובה דווקא העובדים שאינם טכנולוגיים במהותם פיתחו את היכולת לשתף פעולה, ליצור קהילות ולבצע נטוורקינג באמצעות הכלים הדיגיטליים וללא צורך במנהלים שיגידו להם לעשות זאת. עובדים אלו מהווים את המנוע לחדשות ארגונית באמצעות יישום זריז של טכנולוגיות מובייל, ענן, אנליטיקה ורשתות חברתיות. אלו העובדים שישפיעו בעתיד על היכולת של הארגון להצליח ולהתפתח בעידן הדיגיטלי.

להלן מספר דוגמאות לטכנולוגיות דיגיטליות צרכניות שעשויות לשפר את את סביבת העבודה הדיגיטלית בארגון :

• משחקיות / גיימיפיקציה (Gamification) – מערכות ארגוניות אשר עושות שימוש בטכניקות של משחקיות על מנת לשפר את היכולות של העובדים ולעודד אותם לעשות שימוש במערכות ארגוניות.
• הכרה חברתית (Social recognition) – מערכות ארגוניות אשר מתגמלות עובדים שעושים שימוש ביכולות החברתיות והקוגנטיביות שלהם על מנת לשפר את התוצאות העיסקיות של הארגון.
• אנליטיקה אישית (Personal analytics) – שימוש במידע אישי על מנת להשיג יעדים אישיים ושיפור ביצועים. לדוגמא שימוש במחשוב לביש על מנת למדוד אינטרקציות ומידע ביומטרי (כגון מצבי רוח ורמת לחץ) על מנת לספק לעובדים משוב על הביצועים שלהם לצורך שיפור.
• מדע ניהול הכשרונות (Talent science) – שימוש ביכולות אנליטיות מתקדמות על מנת לשפר את המשאב האנושי בארגון וקבלת ההחלטות.
• פיתוח אזרחי (Citizen development) – עובדים אשר יוצרים או מבצעים התאמות למערכות ושירותים דיגיטליים באמצעות סקיפטים ופלטפורמות פיתוח פשוטות. שירותים אלו יותאמו לדרישות מחלקתיות נקודתיות וישמשו עובדים אחרים בארגון על מנת להתייעל ולהשתפר.
• הביאו את ההתקן שלכם (Bring your own X) – תמיכה ארגונית בגיוון רחב יותר של מכשירים דיגיטליים אשר העובדים ירכשו לעצמם. כל סביבת העבודה תהפוך לנוחה יותר לצרכיו האישיים של כל עובד.

תחזית שניה : עד שנת 2018 רוב הכלים הדיגיטלים לשיפור הביצועים העסקיים יוצעו רק על גבי תשתיות ענן.

התחרות בין ספקי הטכנולוגיה של מוצרים לשימוש פנים ארגוני תאלץ אותם להתמקד בפיתוח שירותים ומוצרים בענן.

שירותים אלו ידרשו לספק את היכולות הבאות :

• התקנה והטמעה מהירה של השירות / מוצר.
• תמיכה במגוון רחב של מוצרים ניידים.
• מתן כמות גדולה של נפח אחסון בעלות נמוכה.
• תמיכה במגוון רחב שלך שירותי רשת ואינטגרציה עם כלי צד שלישי.
• איסוף וניתוח מידע בזמן אמת ממספר הולך וגדל של משתמשים.

דוגמה טוב לכך ניתן למצוא באסטרטגיה של מייקרוסופט. בשנת 2013 מוצרי האופיס של מייקרוסופט היו עשירים במאפיינים ושירותים אשר תמכו בסביבת העבודה הארגונית, לפי האסטרטגיה של החברה עד שנת 2018 מוצרי הענן של מייקרוסופט (האופיס 365, שרפוינט, שרתי הדואר, לינק ועוד) יכילו הרבה יותר מאפייינים ביחס לאפשרויות שיוצעו לסביבה שתותקן בתוך הארגון. מוצרים עתיידים נוספים של מייקרוסופט יוצעו בלעדית בענן ללא יכולת התקנה בארגון. בגוגל לדוגמא כבר כיום כל השירותים והמוצרים מוצעים בענן בלבד.

שירותים כגון EFSS ( Enterprise File Sync & Share ) יוצאו במודל ענן בלבד ויאפשרו לעובדים לשתף ולסנכרן מסמכים, תמונות, מוזיקה וסרטים על פני מספר מכשירים. תחום נוסף בענן אשר ישפיע משמעותית על סביבת העבודה הדיגיטלית הוא תחום העוזרים האישיים הוירטואליים (VPA - virtual personal assistant), כלים דיגיטלים אלו יסייעו לעובדים לבצע את המטלות שלהם בצורה פשוטה ונוחה ואפילו (תלוי הרשאות ומגבלות) במקומם.

זכרו שכבר כיום עובדים בארגון עושים שימוש בכלי ענן דיגיטליים על מנת לבצע את המטלות שלהם, כלים כמו Evernote, Google Docs, Prezi ועוד נפוצים בשימוש פנים ארגוני.

הבחירה הארגונית בין שרותי ענן למערכות פנים ארגוניות תעבור מהחלטה כלכלית להחלטה אודות פשטות השימוש והנגישות הארגונית לסביבת עבודה דיגיטלית ונגישה. המודלים העסקיים כבר משתנים מהשקעות בציוד לרכישה של שירותים. ויהיה צורך ליצר מדיניות ברורה כיצד ומתי עושים שימוש במוצרים ושירותים דיגיטליים צרכניים.

תחזית שלישית : עד שנת 2017 ארבעים אחוז מארגוני האנטרפרייז ישפרו / יפתחו מערכות פנים ארגוניות מבוססות על תהליך עיצוב מכוון משתמשים.

בפוסט קודם שלי כתבתי על יצירת מוצרים דיגיטליים באמצעות עיצוב מכוון משתמש, תהליך ששם את חויית הלקוח / משתמש במרכז תהליך האיפיון ופיתוח של המוצרים או השירותים בעידן הדיגיטלי. בתחזית של גרטנר מדובר על פיתוח מערכות פנים ארגוניות באותה שיטת עבודה אך הפעם החוייה של העובדים בארגון נמצאת במרכז התהליך.

שני גורמים מרכזיים תומכים בתחזית זו :
1. הרצון של אגף מערכות המידע לקחת חלק בתהליך הפיתוח של המוצרים והשרותים שפונים ללקוחות. כיום רוב הפרוייקטים הדיגיטליים מבוצעים על ידי ספקים וסוכנויות דיגיטליות חיצוניות אשר פיתחו בעבר את היכולת ליצר ממשקי משתמש נכונים וחויית שימוש.

2. לחץ גובר של עובדים ומנהלים אשר מצפים לחוויית שימוש זהה לזו שהם מקבלים מהמוצרים הדיגיטליים הצרכניים בהם הם עושים שימוש בחייהם הפרטיים.

אגפי מערכות המידע אינם בנויים כיום לתת מענה לדרישה הגוברת של העובדים לפתח מערכות פנים ארגוניות מבוססות תהליך העיצוב מכוון המשתמש (UCD). הם פשוט חסרים את אנשי המקצוע המתאימים. רוב מערכות הליבה בארגון מיושנות ואלו החדשות לא פותחו בתפיסת העיצוב וחויית המשתמש שמאפיינים את המוצרים והשירותים שפונים ללקוחות הארגון.

כפי שכתבתי בפוסט יתרונותיהם של "שגרירי הלקוח" בחזית אגף מערכות המידע. שראה אור רק בשבוע שעבר, מנהלי מערכות המידע חייבים לבחון לעומק את נושא הממשק וחויית המשתמש כחלק משינוי אסטרטגי באגף מערכות המידע. עליהם לעשות שימוש באנשי מקצוע מתאימים ולא לטעות ולחשוב שגיוס מעצב אחד או הוספת גרפיקה ותמונות למערכות הקיימות יפתור את הבעיה. עליהם לזכור שהם מתחרים במוצרים ושירותים דיגיטליים שמספקים לעובדים ולמנהלים בארגון חוויית שימוש מהנה ופשוטה באופן יומי.

תכנון מוצרים ושירותים פנים ארגוניים במתודולוגיית עבודה מכוונת משתמשים תסייע בשימור מעמד אגף מערכות המידע כמובילי עסקי ומעודד חדשנות.

תחזית רביעית : עד שנת 2018 חמישים אחוז ממחלקות ה IT יתמכו בכלים ושירותים דיגיטליים שאינם קיימים פורמלית ברשימת הכלים (מערכות) של הארגון.

לאור התחזיות של גרטנר שעד שנת 2017 מחצית מהעובדים בארגון יבצעו את עבודתם עם ציוד דיגיטלי שהם הביאו מהבית, בשילוב העובדה שכבר כיום 38% מתקציב ה IT נמצא מחוץ לאגף מערכות המידע יגרום לכך שמחלקות התמיכה (HelpDesk / Support ) יאלצו לבצע התאמה למודלים ולתהליכים לפיהם הם פועלים כיום.

מנהלי התמיכה יאלצו לאמץ מודל תמיכה חדש (Managed Diversity) ולחלק את מאמצי התמיכה בין הכלים הפורמליים של הארגון לבין המכשירים שהעובדים הביאו איתם מהבית (BYOX) והכלים והשירותים שהעובדים עושים בהם שימוש כחלק ממחשוב הצללים (Shadow IT). במוקד התמיכה יפותחו תהליכי עבודה ומדיניות חדשים אשר יסייעו לעובדי ה IT לתמוך במגוון הרחב של טכנולוגיות דיגיטליות שאינן חלק מהכלים הארגוניים תוך שמירה על נושאי אבטחת מידע ונהלים ארגוניים.

תחזית חמישית : עד שנת 2020 עשרים אחוז מהארגונים יכילו מדיניות לשיפור נאמנות העובדים כחלק מהיעדים של מחלקות ה HR וה IT.

את נאמנות העובדים ניתן להגדיר כרמת הנכונות של העובד להשקיע מאמץ ושיקול דעת עצמי במטרה להשיג את היעדים העסקיים של הארגון. את נאמנות העובדים מודדים בארגונים עסקיים כבר שנים רבות. נהוג לבחון מדד זה בסקרים שמבוצעים אחת לכמה שנים בארגון, ומהם נגזרות פעולות לביצוע על בסיס התוצאות של הסקר.

באופן מסורתי אגף מערכות המידע ואגף משאבי האנוש עוסקים בתחומים שונים בעלי זיקה מינימלית האחד לשני. בעוד שאגף מערכות המידע עוסק בהשקעות טכנולוגיות, אוטומציה ותמיכה טכנית, אגף משאבי האנוש עוסק בפיתוח מיומנויות עובדים, ניהול כשרונות, תרבות ומנהיגות ארגונית.

בעידן החדש ההשפעה של אגף מערכות המידע על סביבת העבודה הדיגיטלית גדלה משמעותית, ולכן גם ההשפעה על הנאמנות והמחוייבות של העובדים לארגון. למרות ששני אגפים אלו (מחשוב ומשאבי אנוש) לא נדרשו לעבוד בצמוד על יעדים עסקיים משותפים, בעידן הדיגיטלי היכולת שלהם לשתף פעולה תכריע כיצד תראה סביבת העבודה העתידית בארגון.

אגף מערכות המידע יכול לתרום לנאמנות העובדים במספר דרכים :

• יצירת שירותים ומוצרים חדשים בסטנדרטיים של הכלים הדיגיטליים הצרכניים שבהם העובדים עושים שימוש בחייהם הפרטיים.
• שינוי שיטות הפיתוח ועיצוב הכלים הארגוניים תוך שימוש בעיצוב מכוון משתמשים (UCD).
• תקשורת פשוטה ואישית עם מוקדי התמיכה תוך מינוף האנליטיקה האישית.
• תמיכה במגוון רחב שלך שירותי רשת ואינטגרציה עם כלי צד שלישי.
• רישות חברתי פנים ארגוני ותמיכה והתחשבות בכלים ובשירותים שהעובדים עושים בהם שימוש כחלק ממחשוב הצללים והציוד שהם מביאים מהבית.

עובדים שמרגישים שיש להם יכולת גדולה יותר להשפיע על סביבת העבודה הארגונית והכלים הדיגיטליים העתידיים ירגישו מחוייבים ונאמנים יותר לארגון ובכך יתרמו להצלחתו העסקית.

לסיכום.

זה אכן היה פוסט ארוך, אך חיוני להצלחה העסקית של הארגון הדיגיטלי. נכון שקיימת חשיבות רבה לחויית הלקוח ויצירה של מוצרים ושירותים דיגיטליים. אך חשוב לא פחות לכלול בחזון הדיגיטלי התייחסות להשפעה של העידן החדש על סביבית העבודה הארגונית. ארגונים שלא ישכילו לעשות זאת יכשלו בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית.